こんにちは、いずみ英語教室の泉です。オーストラリア在住時には、IBMという世界中のあちこちにある巨大IT企業で正社員として勤務していました。テクニカルサポートの仕事を皮切りに、新チームとして立ち上がったソフトウェアのマーケティングを経験後、退職するまでの長期間は人事の仕事をしていました。
IBM Australiaで仕事をしていた時に、新入社員がまず悩むのが、この留守番電話の応答メッセージでした。代表電話番号とは別に社員一人ひとりに個別の番号が割り当てられ、留守番電話の応答メッセージは各自で録音しなければなりませんでした。
長すぎてもダメだし、短くまとめすぎると失礼になるかもしれない・・・。私も最初はスクリプト作りにとても悩みました。後に私が作成したスクリプトは、新入社員のほとんどの方が活用するほど社内で普及しました（笑。
私が実際に録音したスクリプトを例にあげたいと思います。これで１５秒以内におさまります。
Thank you for calling IBM. This is Izumi’s phone. You have reached my voice mail. I’m sorry but I’m not available to take your call at the moment. So please leave your message after the beep and I will get back to you as soon as I can. Thank you.
「IBMにお電話いただきありがとうございます。こちらはイヅミの電話です。留守番電話に繋がっております。恐れ入りますが、現在、お電話に出ることができません。ビープ音の後に伝言を残していただければ、できるだけ早く折り返しお電話させていただきます。よろしくお願いいたします。」
ご参考にしていただけると嬉しいです。
ビジネス英語だからではなく、新しい職場では日本語でも慣れるまでドキドキなのが、電話応対ですよね。電話でのやり取り英語表現もどんどん取り上げていきたいと思います。